Módulo 4
Diálogo cuarto
Vamos a monitorear el acuerdo
4.4. Establecer la metodología y los instrumentos de monitoreo y seguimiento.
4.4.1. Plan de implementación del acuerdo:
La metodología de monitoreo tiene como insumo fundamental el plan de implementación del acuerdo, el cual debe definirse en el marco del espacio de diálogo entre las partes.
En el plan de implementación debe definir con claridad:
- La descripción de las actividades que se deben implementar para lograr el resultado a alcanzar.
- La cobertura geográfica y poblacional de cada medida.
- Establecer quién o quiénes son los responsables de la implementación de las actividades dependiendo de las competencias, temáticas, objetivos y/o alcances de las medidas. Es necesario definir qué actividad le corresponde a cada quién, en caso que los responsables sean colectivos. Ejemplo: Alcaldía debe indicar la secretaría específica y /o la dependencia que tendrá a cargo la obligación de adelantar las acciones dirigidas a cumplir con lo acordado.
- Corresponsabilidades: permite determinar una distribución equitativa de tareas y actividades con el propósito de que la responsabilidad sea común a las partes involucradas.
- El tiempo en el cual se debe dar cumplimiento al compromiso: debe fijarse una fecha para la entrega total de la actividad comprometida, y es deseable tener fechas de entregas parciales o hitos para evidenciar el avance por segmentos de lo comprometido, fijando un cronograma de implementación, estableciendo las acciones de corto, mediano y largo plazo.
- Qué recursos se requieren para implementar cada acción, si estos recursos están disponibles o se deben gestionar y ante qué entidad, también deben incluirse recursos como capital humano o recursos en especie, tanto personas capacitadas para determinadas tareas, como bienes o servicios que se aportarán para el logro de lo acordado
- Resultados esperados de cada medida, es decir, el punto de llegada luego de surtir todo el proceso de implementación de la actividad comprometida.
- Los impactos esperados con la adopción de cada medida o el conjunto de medidas.
- Los riesgos y oportunidades del entorno que podrían obstaculizar o afectar la implementación de las medidas o potenciar sus resultados. La siguiente tabla ilustra el contenido mínimo del plan de implementación. Bajo cada acción se establece una línea de seguimiento en la que se deben ir diligenciando los avances y/o las dificultades encontradas en el proceso de implementación por los responsables del monitoreo.
4.4.2. Metodología de monitoreo y seguimiento.
Una vez establecido el plan de implementación, se debe establecer una metodología de monitoreo y seguimiento, que contemple e indique:
- Responsables del levantamiento de la información de monitoreo y seguimiento, que normalmente recae en un equipo de trabajo de analistas conformado por las partes o los garantes, con capacidad de medir con objetividad los avances y resultados alcanzados, respecto al plan de implementación formulado.
- Periodicidad del levantamiento de la información y construcción de reportes.
- Variables y los indicadores de gestión, de proceso y de impacto que permitan establecer el nivel de avance y de cumplimiento de las medidas acordadas con los recursos y los tiempos establecidos.
- Medición de impacto que puede comprender aspectos de nivel superior cuando estos objetivos se fijen en el plan de implementación, como es la contribución a la paz territorial, o al empoderamiento y equidad de la mujer o contribuciones al cumplimiento sectorial de un ODS en particular, efecto para el cual se deberá establecer el nivel de contribución de las medidas implementadas.
- Instrumentos para el levantamiento de la información como son: fuentes documentales, muestreos periódicos, entrevistas semi-estructuradas con las poblaciones, (Zarate, 2011), grupos focales, exámenes técnicos, entre otros mecanismos.
- Fuentes de verificación de la información.
- Procesos de alertas de incumplimiento o retraso, acorde a lo indicado en el cronograma del plan de implementación. Medidas de contingencia frente a incumplimiento de acuerdos para no afectar la totalidad de lo acordado.
- Instrumentos para verificar si han surgido o no riesgos u oportunidades en el entorno, clasificados por tipo y nivel, en relación con la implementación de los acuerdos suscritos (Bush & Salamanca, 2016).
4.4.2.1. Características que debe tener un indicador
Los indicadores pueden ser entendidos como unidades de medición que permiten evaluar el rendimiento cuantitativo o cualitativo de un proceso. Un indicador debe ser definido en términos precisos, no ambiguos, que describan de forma clara y precisa lo que se va a evaluar. A continuación, se comparten las principales características que se deben tener en cuenta en su elaboración: (García, 2016).
Ser específico (reúne características de calidad, cantidad y tiempo): El indicador es específico si responde a las preguntas: ¿Qué se quiere medir?, ¿con qué especificaciones? y ¿en qué tiempo?
- Calidad: el indicador debe definir claramente la variable que será medida, por ejemplo: ingreso per cápita, tasa de analfabetismo, hectáreas de tierra reforestadas, casos de violencia familiar atendidos, etc.
- Cantidad: se refiere a la magnitud del objetivo que se espera alcanzar, por ejemplo, reducción de la tasa de mortalidad infantil del 40 por mil a 20 por mil.
- Atributo de tiempo: periodo en el cual se espera alcanzar el objetivo.
- Ser realizable: probabilidad de que la meta pueda cumplirse en el marco de la dinámica territorial y de acuerdo a los recursos disponibles. Muchas veces no se puede alcanzar lo ideal y se debe fijar una meta realista a alcanzar. Por ejemplo, para el indicador “Inmunización de todos los niños menores de cinco años”, es bueno preguntarse si será realizable en un mes, dos meses o seis meses, de acuerdo a los análisis técnicos de probabilidad.
- Ser medible: es importante analizar si el indicador es cuantificable y fácil de medir de acuerdo a su tipo. Existen indicadores cuantitativos que permiten obtener resultados en cifras, frecuencias, porcentajes, etc, y los cualitativos que están relacionados con el nivel de calidad, percepciones, características esperadas, opiniones, entre otros.
- Estar enmarcado en el tiempo: el indicador debe expresar plazos, es decir, cuándo se alcanzarán las metas.
Finalmente es importante resaltar que para establecer el impacto de las acciones implementadas, es necesario construir una línea de base que permita determinar cuál es la situación inicial cuyo cambio vamos a medir, para que al contrastar los resultados obtenidos podamos analizar los avances del acuerdo.
4.4.2.2. Contenido mínimo del tablero de control de indicadores.
El tablero de control de indicadores deberá incluir como mínimo las siguientes variables:
- Los indicadores de gestión e impacto de cada una de las acciones acordadas.
- La descripción del indicador.
- La fuente de información de la cual se obtendrán los datos
- La metodología de verificación.
- Los tiempos de recolección de la información y de reporte, mensual, trimestral, semestral, etc.
A continuación, presentamos una propuesta de modelo de tabla de indicadores de monitoreo y seguimiento:
Teniendo claras cuáles son las variables de monitoreo en la implementación de lo acordado, se sugiere diligenciar progresivamente la matriz de implementación sobre los aspectos cualitativos y cuantitativos, que permitan identificar el nivel de avance de cada compromiso, determinar qué rezagos o demoras hay y sus causas, y cómo, desde la comisión de seguimiento, se puede aportar para que las demoras se superen y no perjudiquen los tiempos generales de cumplimiento de lo acordado.
En caso que este monitoreo lo realice un funcionario de la Procuraduría General de la Nación, que no hace parte de la comisión de seguimiento, sino que funge como garante de la implementación, recomendamos:
- Articular sus actuaciones con las dependencias de la entidad (procuradurías delegadas y otras procuradurías territoriales) que tengan competencia en el asunto.
- Coordinar sus acciones con los demás miembros del ministerio público (Defensoría del Pueblo y personerías).
- Verificar si los acuerdos alcanzados se dan en el marco de espacios sostenidos en el tiempo, que tuvieron lugar con anterioridad y dan continuidad a lo acordado, o si, por el contrario, son acuerdos nuevos, a partir de un espacio que surge de manera coyuntural.
- Identificar si los acuerdos alcanzados guardan relación con acuerdos que se han dado en otros espacios con el fin de contrastar el nivel de avance de los mismos.
- Verificar la inclusión de los enfoques étnico, de género y territorial.
- Analizar los avances en perspectiva de respeto y garantía de los derechos humanos.
- Comunicar las precisiones necesarias para la implementación del acuerdo que permita garantizar el goce efectivo de los derechos de manera diferencial.
- Emitir las alertas que considere pertinentes a los actores competentes frente al riesgo de incumplimiento de los compromisos alcanzados.